Wat ik als presentator doe in het uur voor het webinar

Een webinar begint voor deelnemers op het moment dat de uitzending start. Voor mij begint het meestal ongeveer een uur eerder.

Dat laatste uur gebruik ik niet om het webinar nog helemaal opnieuw uit te vinden. De inhoud staat, de techniek is voorbereid en de belangrijkste keuzes zijn gemaakt.

Toch is dat uur belangrijk. Het is het moment waarop ik controleer of alles klopt, de laatste foutjes eruit haal, afspraken maak met eventuele gasten, moderators of technici en mezelf in de juiste stemming breng.

Hoe dat uur eruitziet, hangt af van de samenstelling.

Soms doe ik alles alleen: presenteren, techniek en moderatie. Soms zijn er moderators, technici of gastsprekers.

De basis van mijn voorbereiding blijft grotendeels hetzelfde, maar mijn aandacht verschuift.

Dit is wat ik als presentator doe in het uur voor de uitzending.

Zodra ik de studio binnenkom: muziek aan

Als ik een webinar alleen presenteer, zet ik meestal meteen muziek aan zodra ik de studio binnenkom.

Dat deed ik vroeger al toen ik radioprogramma’s maakte. Muziek helpt me om energie op te bouwen en in de sfeer van een uitzending te komen.

De sfeer waarmee je begint, neem je mee de uitzending in. Wanneer je energiek, nieuwsgierig en met plezier begint, merkt een deelnemer dat.

Andersom is het ook voelbaar wanneer iemand gehaast, afwezig of vermoeid de camera inkijkt.

Dat betekent niet dat iedereen in het uur voor een webinar muziek moet aanzetten.

Sommige mensen kunnen zich juist minder goed concentreren met muziek op de achtergrond, vooral wanneer ze technische of inhoudelijke handelingen ingewikkeld vinden.

Het belangrijkste is dat je iets vindt waarmee je in de juiste stemming komt. Dat kan muziek zijn, even rondlopen, koffie halen, ademhalingsoefeningen doen of kort in stilte zitten.

Op welk moment je dat doet, moet je zelf ontdekken. Voor mij begint het zodra ik de studio binnenstap.

60 minuten voor live: zorgen dat alles klaarstaat

Mijn eerste doel is eenvoudig: ik wil voorkomen dat ik vlak voor de uitzending nog naar bestanden, kabels, links of instellingen moet zoeken.

Ik start de apparatuur en open het webinarplatform. Ik zet de presentatie klaar en open andere onderdelen die ik tijdens het webinar nodig heb, zoals websites, video’s, documenten of voorbeelden.

Ook controleer ik of ik daadwerkelijk met de juiste versie van de presentatie werk.

Dat klinkt logisch, maar bij presentaties met meerdere versies is een vergissing snel gemaakt. Zeker wanneer er na een repetitie nog aanpassingen zijn gedaan.

Ik kijk onder andere naar:

• de titel en datum van het webinar;
• de juiste namen en functietitels;
• links die ik tijdens de uitzending wil delen;
• video’s en andere media;
• de afsluitende call-to-action;
• eventuele aanbiedingen, downloads of vervolgstappen.

Verder zorg ik dat m’n telefoon op stil staat, meldingen op de computer zijn uitgeschakeld en mijn waterfles gevuld is.

Wanneer ik zonder crew werk, zet ik alle onderdelen natuurlijk zelf klaar.

Werk ik met een technische crew, dan controleer ik vooral of ze over de juiste bestanden beschikken en of duidelijk is wat er tijdens de uitzending moet gebeuren.

Taken overdragen betekent niet dat je nergens meer naar kijkt. Je controleert op een ander niveau.

45 minuten voor live: niet alleen testen of iets werkt

Daarna controleer ik de techniek.

Ik kijk naar mijn microfoon, camera, licht, internetverbinding, schermdeling, opname en de onderdelen die tijdens het webinar moeten worden gestart.

Daarbij test ik niet alleen of iets voor mij werkt.

Een microfoon die op mijn computer een uitslag geeft, betekent niet automatisch dat deelnemers het juiste geluid horen.

Een video die bij mij afspeelt, kan in de uitzending zonder geluid terechtkomen. Een presentatie die er op mijn monitor goed uitziet, kan voor een deelnemer onleesbaar zijn.

Gelukkig heb je in veel webinarsoftware de mogelijkheid om een proefuitzending te starten. Je kunt jezelf dan op je telefoon als deelnemer toevoegen en zien en horen wat er echt gebeurt.

Ik test dus niet alleen apparaten. Ik test de ervaring van de deelnemer.

Afhankelijk van het webinar controleer ik onder andere:

• microfoon en geluidsniveau,
• camera en scherpstelling,
• licht en achtergrond,
• internetverbinding,
• schermdelen,
• video’s en audiobestanden,
• polls en quizvragen,
• opname-instellingen,
• welkomstscherm of aftelklok,
• de juiste start- en eindschermen.

Wanneer ik alles alleen doe, let ik extra op de uitvoerbaarheid.

Ik kan niet tegelijkertijd presenteren, de chat uitgebreid modereren, een technisch probleem oplossen, een poll starten en een video bedienen.

Hoe minder mensen er achter de schermen werken, hoe eenvoudiger ik de uitzending probeer te maken.

Daarmee verklein ik de kans op fouten.

De slides nog één keer doorlopen

Ik loop mijn slides altijd nog een keer door.

Dat is geen volledige repetitie meer. Ik ga niet het hele verhaal nog eens woord voor woord oefenen. Dat doe je eerder.

Als er dingen zijn die je toch nog even extra wil doornemen, dan is dit wel een goed moment.

Ik kijk verder vooral of alles klopt en of ik niets over het hoofd heb gezien, zoals :

• typefouten,
• verkeerde afbeeldingen,
• onduidelijke formuleringen,
• cijfers of data die niet kloppen,
• links die niet werken,
• vreemde overgangen,
• dubbele of ontbrekende slides,
• onderdelen waarvoor ik een andere bron of schermdeling nodig heb.

Grote inhoudelijke veranderingen maak ik op dit moment bijna nooit meer. De structuur staat en het verhaal is voorbereid.

Een uur voor de uitzending is niet het moment om nog een compleet nieuw hoofdstuk toe te voegen.

Foutjes herstel ik natuurlijk wel.

Interactie is soms de uitzondering

Wat ik op het laatste moment nog wél eens aanpas, zijn polls of quizvragen.

Tijdens het doorlopen van de slides krijg ik soms een idee voor een extra interactiemoment. Ik zie dan bijvoorbeeld dat een onderwerp zich goed leent voor een korte vraag aan de deelnemers.

Misschien wil ik weten hoeveel mensen ergens al ervaring mee hebben. Of ik realiseer me dat ik een onderwerp beter kan introduceren met een stelling of quizvraag dan met alleen uitleg.

Dat soort ideeën mogen van mij nog worden toegevoegd, zolang ze de inhoud ondersteunen en geen onnodig risico veroorzaken.

Ik bouw vlak voor de uitzending geen ingewikkelde interactieve constructie meer.

Een simpele extra poll kan prima. Een compleet nieuw onderdeel met meerdere afhankelijkheden bewaar ik liever voor een volgende keer.

Interactie is voor mij geen versiering of opvulling. Een goede poll of quizvraag heeft een functie. Die kan;

• deelnemers activeren,
• voorkennis zichtbaar maken,
• een onderwerp introduceren,
• input geven voor mijn uitleg,
• voor afwisseling zorgen,
• aandacht vasthouden,
• helpen om de inhoud te koppelen aan de praktijk van de deelnemer.

Een webinar wordt niet automatisch interactief omdat er ergens een poll in zit. De interactie moet iets toevoegen aan het gesprek of de leerervaring.

Als er een gastspreker is, begin ik eerder

Wanneer een gastspreker deelneemt, begin ik meestal iets eerder met mijn eigen voorbereiding.

De gast sluit doorgaans ongeveer een half uur voor de start aan. Tegen die tijd wil ik mijn eigen techniek, presentatie en webinaromgeving grotendeels op orde hebben.

Ik wil niet dat een gast binnenkomt terwijl ik nog naar bestanden zoek. Vanaf het moment dat de gast aansluit, moet mijn aandacht vooral naar die persoon kunnen gaan.

De muziek zet ik dan meestal uit. Wat voor mij prettig werkt wanneer ik alleen ben, kan in een gesprek met een gast juist storend zijn.

We moeten elkaar goed kunnen verstaan en samen de sfeer voor de uitzending vinden.

Bovendien heeft een gast een eigen manier om zich voor te bereiden. De een praat graag alvast wat, de ander wil nog even door de slides en weer iemand anders heeft behoefte aan een paar minuten rust.

De energie hoeft dan niet alleen van mij te komen. Die ontstaat ook in het contact met de gast.

Eerst zorgen dat de gast technisch goed zit

Wanneer de gast is aangesloten, controleer ik eerst de techniek.

Ik kijk en luister naar:

• het geluid van de microfoon,
• het volume,
• eventuele galm,
• de camerahoek,
• de hoogte en positie van de camera,
• het licht,
• de achtergrond,
• de stabiliteit van de verbinding,
• een eventuele presentatie of schermdeling.

Soms werkt iets technisch, maar is het nog niet prettig voor de kijker.

Een laptopmicrofoon kan bijvoorbeeld prima verstaanbaar zijn, maar ook veel galm geven. Zo’n situatie wil je nog kunnen verbeteren.

Het doel is niet om iedere gast eruit te laten zien alsof die in een professionele studio zit.

Ik probeer storende elementen weg te nemen en te zorgen dat de gast zich tijdens de uitzending niet met de techniek bezig hoeft te houden.

Daarna bespreken we het verloop

Wanneer beeld en geluid goed zijn, bespreken we de belangrijkste inhoudelijke en praktische afspraken.

We nemen bijvoorbeeld door:

• hoe ik het webinar open;
• hoe ik de gast introduceer;
• wanneer de gast aan het woord komt;
• wie welk onderdeel behandelt;
• hoe we overgangen maken;
• wanneer we vragen beantwoorden;
• hoe we omgaan met de beschikbare tijd;
• hoe we afsluiten.

Ik probeer niet ieder antwoord vooraf vast te leggen. Een gesprek wordt meestal niet beter wanneer iedere zin al is ingestudeerd.

Wat ik wel wil, is duidelijkheid over de structuur.

Een gast moet weten wat er gaat gebeuren en wanneer er iets van hem of haar wordt verwacht. Die duidelijkheid geeft rust en laat tegelijkertijd ruimte voor spontaniteit.

Ook bespreek ik praktische zaken. Wat doen we als de verbinding van de gast wegvalt? Gaan we direct door met een ander onderdeel? Hoe laat de gast weten dat er technisch iets mis is? Wie pakt een vraag op wanneer we allebei tegelijk beginnen te praten?

Dat soort afspraken moeten vooral duidelijkheid geven.

Een presentator is ook gastheer

Met een gastspreker ben ik niet alleen presentator. Ik ben ook gastheer.

Ik let daarom niet alleen op de techniek en de inhoud, maar ook op hoe de gast erbij zit.

Voelt iemand zich ontspannen? Is alles duidelijk? Zijn er nog twijfels? Is er een onderwerp waar de gast tegenop ziet? Weet de gast hoe vragen binnenkomen en hoe we daarmee omgaan?

Een gast die zich veilig en voorbereid voelt, komt tijdens het webinar veel beter tot zijn recht.

Dat betekent niet dat ik iedere vorm van spanning probeer weg te nemen. Een beetje spanning voor een live-uitzending is heel normaal.

Maar onzekerheid over het verloop, de techniek of de verwachtingen kun je vaak wel verminderen.

Met moderator: afspraken over de chat en vragen

Wanneer er een moderator betrokken is, bespreken we vooraf hoe we de interactie verdelen.

Dat is vooral belangrijk omdat een webinar meerdere informatiestromen tegelijk heeft.

Ik ben aan het presenteren, deelnemers stellen vragen, iemand meldt mogelijk een technisch probleem en er moeten soms links of polls worden gedeeld.

Een moderator kan veel rust creëren, maar alleen wanneer de rol duidelijk is.

We spreken bijvoorbeeld af:

• welke vragen de moderator zelf beantwoordt,
• welke vragen voor mij worden bewaard,
• wanneer ik vragen behandel,
• wie links deelt,
• wie polls of quizvragen start,
• hoe technische meldingen aan mij worden doorgegeven,
• wat er gebeurt met irrelevante of ongepaste reacties.

Ook bepalen we hoe we onderling communiceren.

Dat kan via een interne chat, een apart communicatiekanaal of korte afgesproken signalen. Het moet in ieder geval eenvoudig zijn.

Tijdens het presenteren wil ik geen lange interne berichten hoeven lezen.

Een goede moderator beschermt mijn aandacht. Daardoor kan ik me volledig richten op de inhoud en de deelnemers.

Met een technische crew: cues en verantwoordelijkheden

Werk ik met een technische crew, dan bespreken we de onderdelen waar timing en overdracht belangrijk zijn. Je kunt dan denken aan:

• het exacte startmoment,
• een aftelklok,
• openingsmuziek of een openingsvideo,
• camerawissels,
• het tonen van slides,
• titels en naamkaartjes,
• video’s en andere media,
• de opname,
• het eindscherm.

Ook spreken we af wie keuzes maakt als er iets misgaat.

Kan de technicus zelfstandig een alternatieve bron kiezen wanneer een video niet start? Ga ik inhoudelijk door wanneer een gast tijdelijk wegvalt of wachten we? Wordt een storing direct gemeld of pas wanneer die invloed heeft op de uitzending?

Niet iedere kleine afwijking hoeft tijdens een webinar benoemd te worden. Soms is doorgaan professioneler dan uitgebreid uitleggen wat er achter de schermen misging.

Een noodscenario hoeft niet ingewikkeld te zijn. Ook hier geldt dat de onderlinge afstemming zorgt voor duidelijkheid.

De laatste tien minuten: niets nieuws meer bedenken

Ongeveer tien minuten voor de start probeer ik te stoppen met aanpassen.

Dat is soms moeilijker dan het lijkt. Vlak voor een uitzending zie je altijd nog wel iets dat mooier, scherper of uitgebreider zou kunnen.

Maar iedere wijziging kan ook een nieuw probleem veroorzaken.

Een poll moet opnieuw worden opgeslagen. Een video kan verkeerd gekoppeld raken. Een slide kan op de verkeerde plek terechtkomen. De crew weet misschien niets van de wijziging. Een link die net is aangepast, blijkt toch niet te werken.

Mijn uitgangspunt is daarom: in de laatste tien minuten los ik alleen nog problemen op. Ik creëer geen nieuwe.

Wat niet noodzakelijk is voor deze uitzending, kan wachten.

Ik gebruik die laatste minuten voor praktische zaken. Ik ga nog even naar het toilet, vul mijn waterfles bij, leg eventuele aantekeningen klaar en zet de eerste slide klaar.

Ik controleer of de opname aan staat, of de gast, moderator en crew er klaar voor zijn en of de deelnemers binnenkomen.

Daarmee rond ik de voorbereidingstaken af.

Van organisator naar presentator

In het uur voor de uitzending vervul ik allerlei rollen.

Ik ben even technicus, redacteur, organisator, trainer, producent en soms moderator. Maar vlak voor de start moet ik vooral presentator worden.

Dat betekent dat ik niet meer over ieder detail probeer na te denken.

Ik concentreer me op mijn houding, mijn stem, de camera en mijn introductietekst.

Ik hoef vlak voor de uitzending niet exact te weten hoe ik ieder onderdeel ga formuleren. Ik moet vooral weten hoe ik begin.

Een goede opening geeft houvast. Ik weet wie ik welkom heet, waar het webinar over gaat, wat deelnemers kunnen verwachten en waarom het onderwerp relevant is.

Daarna komt de rest meestal vanzelf.

Wat verandert er per samenstelling?

De basis van mijn voorbereiding blijft altijd hetzelfde. Alleen de plek waar mijn aandacht naartoe gaat, verandert.

Alleen, zonder crew

Wanneer ik alles zelf doe, besteed ik extra aandacht aan eenvoud en uitvoerbaarheid. Ik controleer alle techniek zelf en beperk het aantal dingen dat ik gelijktijdig moet bedienen.

Met een moderator

Dan ligt de nadruk op afspraken over de chat, vragen, links, polls en onderlinge communicatie.

Met een technische crew

Dan bespreek ik vooral cues, media, camerawissels, opname en noodscenario’s.

Met crew en moderators

Dan wordt een heldere taakverdeling extra belangrijk. Iedereen moet weten wie waarvoor verantwoordelijk is.

Met een gastspreker

Dan begin ik eerder, zodat mijn eigen voorbereiding al grotendeels klaar is wanneer de gast aansluit. De laatste dertig minuten gebruik ik voor de techniek, inhoudelijke afspraken en het opbouwen van een prettige sfeer.

Met een gast, crew en moderators

Dan probeer ik vooral te voorkomen dat de gast wordt overladen met alle processen achter de schermen. De gast hoeft niet ieder technisch of organisatorisch detail te kennen. Die moet vooral weten wat er tijdens de uitzending wordt verwacht.

Mijn vier controles voor ieder webinar

Uiteindelijk bestaat mijn voorbereiding uit vier controles.

1. De technische controle: werkt alles zoals de deelnemer het straks ervaart?
2. De inhoudelijke controle: klopt het verhaal en zijn fouten of onduidelijkheden verwijderd?
3. De menselijke controle: weet iedereen wat er moet gebeuren en voelt iedereen zich voldoende voorbereid?
4. De energiecontrole: ben ik zelf klaar om met aandacht, rust en enthousiasme te beginnen?

Die laatste controle wordt vaak vergeten.

Je kunt technisch perfect voorbereid zijn en inhoudelijk een sterk verhaal hebben, maar een live-uitzending vraagt ook aanwezigheid.

De deelnemer moet het gevoel krijgen dat je er op dat moment echt voor hem of haar bent.

Het laatste uur moet uiteindelijk onzichtbaar worden

Wanneer de uitzending start, moet alles wat in het laatste uur is gebeurd naar de achtergrond verdwijnen.

De deelnemer hoeft niets te merken van technische controles, interne afspraken, gecorrigeerde typefouten, last-minute polls of een gast die even moest wennen aan de camera.

Vanaf dat moment draait het niet meer om de voorbereiding.

Het draait om de inhoud en het contact de mensen aan de andere kant van de camera.

Een goed webinar is niet per definitie webinar waarin niets fout gaat. Kleine fouten of onverwachte situaties horen bij live werken.

Het maakt je menselijk. En onbewust nemen deelnemers je meer serieus als ze zien dat je ook op een goede manier omgaat met uitdagingen.

Belangrijk; blijft altijd rustig, houd contact met je deelnemers en voorkomt dat een klein probleem de hele uitzending overneemt.

Foutjes gebeuren en horen erbij. Ik omarm ze altijd, omdat ik weet dat deelnemers het meestal niet erg vinden als ze gebeuren.

De muziek die ik bij binnenkomst aanzet, het nalopen van de slides, het testen van de techniek en het ontvangen van een gast lijken misschien losse handelingen.

In werkelijkheid hebben ze hetzelfde doel; zorgen dat ik vanaf de start van het webinar niet meer bezig hoef te zijn met het webinar.

Vanaf dat moment richt ik me volledig op de deelnemers.