Webinar geven voor beginners
Ga je jouw eerste webinar geven? Dan wil je vast goed voorbereid en zonder zorgen je webinar houden.
Best spannend, hè.
Ik weet nog goed dat ik mijn eerste webinar gaf. Gelukkig ging alles goed. Dat komt door een goede voorbereiding.
Je bent op de juiste plek. Ik geef je mijn stappenplan voor een succesvol webinar.
Inhoudsopgave
Verschillende soorten webinars
Voor ik aan de stappen begin, moet je weten dat er verschillende soorten webinars zijn.
Je kunt ze grofweg verdelen in drie categorieën;
- Kennis delen
- Coaching en training
- Sales
De meeste webinars vallen in de eerste categorie of een combinatie van één en drie.
Bij de combinatie valt de verkoop vaak aan het einde van het webinar als een deksel op de neus van de deelnemer.
Gebruik de combinatie alleen als je echt waardevolle informatie geeft zodat deelnemers er ook zonder je aanbod mee aan de slag kunnen.
Stap 1: Doelstelling en onderwerp bepalen
Het bepalen van een doelstelling en onderwerp klinkt eenvoudig.
Geloof me, dit is de basis van je webinar. Zonder helder doel en boeiend onderwerp haken deelnemers snel af.
Je kent vast de situatie dat iemand een presentatie geeft en de helft van de toehoorders al snel mentaal uitschakelt.
Dat wil je voorkomen tijdens je webinars.
Doel van je webinar
Je webinar heeft meerdere doelen; één voor je deelnemers en één voor jezelf.
Stel je publiek altijd centraal. Hun doel is jouw eerste doel.
Dus, waar begin je? Stel jezelf deze vraag:
Wat moeten de deelnemers na het webinar kunnen, weten of nooit meer vergeten?
Het antwoord hierop is je eerste doel.
Dit geldt overigens niet alleen voor webinar beginners. Iedereen moet zich deze vraag stellen.
Jouw eigen doel valt waarschijnlijk in een van deze categorieën;
- Naamsbekendheid vergroten
- Bezoekers naar je website krijgen
- Nieuwe leads genereren
- Meer omzet halen (verkoop)
- Media aandacht
- Merkinteractie vergroten
- Community rond je bedrijf opbouwen
- Klantenservice
Onderwerp van je webinar
Zodra je beide doelen helder hebt, kun je makkelijker de inhoud bepalen.
Het onderwerp hangt verder natuurlijk af van wat je doet als bedrijf.
Het onderwerp moet passen bij je doelstelling.
Is je doel educatief? Kies dan een onderwerp waar je veel van weet en dat je publiek graag wil leren.
Gaat het om een productlancering? Kies dan een onderwerp dat daar perfect op aansluit.
De manier om je inhoud over te dragen kan op vier verschillende manieren;
- Informeren
- Inspireren
- Entertainen
- Aanleren
In de meeste gevallen maak je een combinatie van deze vier.
Stap 2: Techniek en software kiezen
Je hebt nu een helder doel en een goed onderwerp in gedachten. Tijd om het over de techniek te hebben!
Misschien herinner je jouw eerste Skype gesprek nog? Dat was vaak geen feilloze ervaring.
Techniek is enorm belangrijk. Slecht geluid of vertraagd beeld? Dat wil je voorkomen!
Er zijn verschillende tools en software-opties beschikbaar.
Wat heb je echt nodig?
Wil je alleen spreken, zelf in beeld (aanrader!) of je scherm delen? Wil je interactie met polls of vragen? Misschien een chatfunctie voor de deelnemers?
Door eerst je wensenlijstje op te stellen, kun je gemakkelijker een keuze maken uit de vele opties.
Er zijn tal van platforms zoals Zoom, GoToWebinar, Webinargeek en meer.
Sommige zijn gratis, voor anderen betaal je. Mijn advies: kies voor een platform dat betrouwbaar is en waar je je comfortabel bij voelt.
Lees beoordelingen en test ze gratis uit. De meeste platformen hebben een probeer-versie.
Maak dan je keuze.
Apparatuur voor je webinar
Wat betreft apparatuur: een goede webcam en microfoon zijn onmisbaar. Daarnaast helpt goede verlichting ook een boel.
Je hoeft als beginner echt niet meteen de duurste spullen te kopen, maar investeer wel in kwaliteit.
Goed geluid en beeld zorgen ervoor dat je boodschap beter overkomt en de kwaliteit straalt ook af op je inhoud.
Je komt deskundiger over als je beeld en geluid goed zijn.
En een laatste tip: test alles van tevoren! Draai een keer proef met vrienden of collega’s als deelnemers.
Alles al een keer ervaren hebben, neemt veel stress weg op de dag zelf.
Stap 3: Planning en promotie
Dan is het tijd om wat ruchtbaarheid aan je evenement te geven!
Webinar Planning
Voordat je de grote trom slaat, is het belangrijk om alles tot in de puntjes te plannen.
Bepaal een datum en tijd voor je webinar. Houd rekening met wanneer je doelgroep beschikbaar is.
Midden op de werkdag, kort na het avondeten, in het weekend? Timing maakt een wereld van verschil.
Maak ook een draaiboek. Wat zijn de belangrijke momenten tijdens je webinar? Wie spreekt wanneer? Zijn er interactieve momenten gepland?
Een goed draaiboek helpt niet alleen om je webinar soepel te laten verlopen, maar het geeft je ook zelfvertrouwen.
Promotie van je webinar
Het is tijd om wat buzz te creëren. Begin met je eigen netwerk.
Stuur een e-mail naar je mailinglijst, plaats updates op je social media kanalen, en vergeet niet je collega’s, vrienden en familie te informeren.
Ze hoeven niet per sé deel te nemen, tenzij ze tot je doelgroep behoren. Vraag ze om het te delen in hun netwerk.
En daar stopt het niet. Overweeg om samen te werken met partners of influencers in jouw branche.
Zij kunnen je helpen je bereik te vergroten.
Gratis webinars kunnen extra aantrekkelijk zijn. Als je voor een betaald webinar kiest, maak dan duidelijk wat deelnemers krijgen voor hun geld.
Oh, en vergeet niet: reminders zijn een must. Mensen zijn druk en het kan gebeuren dat ze je webinar vergeten.
Een herinnering een paar dagen en zelfs een paar uur voor het evenement zorgt ervoor dat meer mensen deelnemen.
Stap 4: Voorbereiding van de presentatie
Je hebt je doel vastgesteld, je techniek op orde en de promotie loopt.
Nu ga je aan de slag om de inhoud van je webinar te laten schitteren.
Hoe zorg je ervoor dat je boodschap duidelijk overkomt en je publiek betrokken blijft?
Tips voor het ontwerpen van slides:
- Minimalistisch: Overlaad je slides niet met tekst. Kies duidelijke visuals, infographics en kernwoorden.
- Consistent: Gebruik in je hele presentatie hetzelfde kleurenschema en lettertype.
- Verhaal: Elke slide moet een vervolg zijn op de voorgaande, zodat je een vloeiend verhaal krijgt.
Het belang van interactiviteit:
- Polls: Houd je webinar levendig door je publiek te betrekken met polls. Dit kan je helpen om direct feedback te krijgen of om meningen te peilen over een bepaald onderwerp.
- Q&A sessies: Reserveer tijd voor een vragenronde. Dit geeft je publiek het gevoel dat ze echt betrokken zijn bij het webinar.
- Quizzen: Een korte quiz is niet alleen leuk. Het helpt je publiek de opgedane kennis meteen te herhalen, waardoor het beter blijft hangen.
De rol van een moderator of co-host
Als je hulp kunt krijgen, dan raad ik dat zeker aan. Iemand die de webinar techniek van je overneemt en vragen van het publiek beheert.
Een moderator of co-host kan ook zelf deelnemen in het webinar. Dat kan een extra dynamiek geven die de aandacht beter vasthoudt.
Stap 5: Oefenen, oefenen, oefenen
Je denkt misschien: “Als ik alles gepland heb, wat kan er dan nog misgaan?”
Nou, geloof me, er kan altijd iets onverwachts gebeuren.
Tegen nieuwe klanten zeg ik altijd; het is live, het is niet de vraag óf het een keer misgaat, maar wanneer.
De kans op fouten kun je wel verkleinen. Daarom is oefenen zo belangrijk.
Dry-run
Herinner je jouw eerste zwemles nog? Ik weet nog dat ik in het zwembad was, maar ik mocht nog niet het water in.
De eerste les begon met droogzwemmen.
Met dat in het achterhoofd noem ik de generale repetitie van een livestream of webinar altijd een dry-run.
Dat is volgens mij niet de officiële benaming voor zo’n generale repetitie, maar iedereen begrijpt altijd wat ik bedoel.
Bij alle live events, dus ook bij een webinar, is oefenen essentieel.
Loop je programma minimaal één keer helemaal door. Test niet alleen je verhaal en presentatie, maar zeker ook de techniek.
Webinar techniek testen
Tijdens mijn eerste webinar werkte Zoom niet, en we hadden geen back-up. De tweede sessie, iets later op de dag, konden we gelukkig deelnemers naar YouTube verwijzen.
Bij een ander webinar dat ik gaf, kwamen we er tijdens de dry-run achter dat schakelen tussen presentatie en camera in het webinarplatform niet goed werkte.
Dat konden we gelukkig nog verhelpen voor het echte webinar plaatsvond.
Van camera en microfoon, tot internetverbinding en het starten van polls. Test ze vooraf een keer tijdens een dry-run.
Vraag om hulp
Ook hier geldt; vraag hulp van collega’s, vrienden of familie. Ze zien als deelnemer van je dry-run weer andere dingen dan jij.
Hun input kan goud waard zijn om je webinar goed te laten verlopen.
Onthoud: wie zich vergeet voor te bereiden, bereid zich voor om vergeten te worden.
Ontdek wat je nog meer nodig hebt voor een goed webinar.
Stap 6: Uitvoering van het webinar
De grote dag is aangebroken. Hoe zorg je nu voor een onvergetelijk webinar?
Hoe houd je je hoofd koel en zorg je dat alles soepel verloopt?
Na het geven van tientallen webinars, het begeleiden van ruim 100 en het deelnemen aan honderden webinars, kan ik goede en slechte webinars vanaf het begin herkennen.
De best presterende webinars volgen min of meer een vast stramien. Ik heb dit verder verfijnd en kwam zo tot mijn Webinar Framework.
In de basis bestaat een succesvol sales-webinar uit vijf fasen;
- Inleiding
- Verbindingsfase
- Inhoud
- Pitch
- Afsluiting
Ik ben dit verder aan het uitwerken met praktische tips.
Als je hier meer over wil weten, meld je dan aan voor mijn nieuwsbrief.
Zenuwen beheersen
Zenuwachtig zijn is menselijk, vooral als je weet dat er vele ogen op je gericht zijn.
Maar adem diep in en herinner jezelf eraan dat je dit kunt.
Focus op je boodschap, niet op jezelf. En als je merkt dat je afdwaalt of nerveus wordt, neem dan even een korte pauze, drink wat water en ga verder.
Het mooiste is; jij bent de kapitein van dit schip.
En je deelnemers weten vooraf toch niet wat ze exact kunnen verwachten. Dat weet jij alleen.
Dus als je in de hectiek iets vergeet; niemand die het door heeft.
Wat doe je bij technische problemen
Gaat er technisch iets mis? Blijf kalm. Informeer je deelnemers dat je het probleem gaat oplossen.
Met een backup-plan kun je misschien direct verder, bijvoorbeeld met een tweede PC of een snelle herstart.
Het belangrijkste is dat je deelnemers op de hoogte zijn en weten dat je eraan werkt.
Dat kan ook snel even via de chat in je webinarplatform.
Houdt alles ermee op? Dan is een klaarstaande mail met excuses en een alternatief een goed idee.
Geniet en maak plezier
Een webinar is uiteindelijk meer dan alleen je presentatie of de techniek.
Geef jouw deelnemers een ervaring.
Het is een geweldige kans om te verbinden en te delen. Maak het memorabel.
Stap 7: Follow-up na het webinar
In deze laatste stap draait het om alles na het webinar.
Stuur je deelnemers een bedankje. Laat zien dat je hun tijd en betrokkenheid waardeert.
Verras deelnemers verder met een handige infographic, kortingscode of exclusieve download.
Dit versterkt de band en geeft ze iets extra’s om naar uit te kijken na het webinar.
Denk ook aan degene die niet hebben deelgenomen. Je kunt dat vaak zien vanuit de gegevens van je webinarplatform.
Stuur hen een e-mail met een link naar de opname, of nodig ze uit voor een andere sessie.
Analyseer statistieken en feedback
Duik in de feedback die deelnemers gaven en analyseer de statistieken van je webinar.
Ontdek wat goed ging, maar ook waar ruimte is voor verbetering.
Elke keer dat je dit doet, kom je een stapje dichter bij het organiseren van het perfecte webinar.
Conclusie
Het organiseren van een webinar lijkt misschien een enorme klus. Ik keek ook erg op tegen mijn eerste eigen webinar.
Door de voorbereiding aan te houden, die ik deel in dit artikel, wist ik het om te zetten in een succesvol event.
Zowel voor mijn deelnemers als voor mij.
Heb je eenmaal de smaak te pakken, dan kun je niet wachten op de volgende keer.
Wat houdt je tegen? Er zijn mensen die wachten op jouw kennis en ervaringen.
Deel het met enthousiasme en ga de uitdaging aan.
Wat is jouw ultieme webinar tip? Laat het me weten.
