5 lessen die we leerden van ons eerste webinar

We hebben voor het eerst een eigen webinar georganiseerd! And it went like this…

Cameravrees?

Voor we daar induiken; moet ik wat opbiechten. Ik ben bang voor de camera, of eigenlijk… dat wás ik. Of, nee. Ik dacht dat ik bang was…

En ik ben opgegroeid met camera’s. Er achter staan, zitten, liggen, hangen… en een mooi shot maken; geen enkel probleem!

Radioprogramma’s maken, voor een groep of de klas staan; het kost me geen enkele moeite.

Zodra een lens mijn richting in wijst, ben ik het liefst weg.

Lees ook: Cameravrees; zo kun je het overwinnen, ik durfde het zelf nooit te lezen.

Truus excuus komt er niet meer in.

Enfin. Al drie jaar denk ik erover om zelf een periodieke live video show te maken en webinars te geven om mijn kennis over live video te delen.

Eigenlijk wat ik in dit blog doe, en dan zoals ik je leer hoe je met live video aan de slag moet. Practice what you preach.

Dezelfde periode van drie jaar verzin ik al excuses om het vooral niet te doen. Ik ben bezig een studio te bouwen, die komt maar niet af…

goed excuus!

Ik heb geen tijd, ik ga nu eerst iets anders doen dat ook belangrijk is…

goed excuus!

Dag Truus, sinds deze week kom je er niet meer in.

Aanleiding voor het webinar

Hanny van Uitvaartkrachten, een platform voor uitvaartondernemers, benaderde mij in maart 2020.

Ze kreeg van haar achterban veel vragen over livestreamen van uitvaarten.

Herkenbaar, want ook bij mij liep het aantal vragen hoog op naar aanleiding van de intelligente lockdown in verband met het Corono-virus.

“Jij hebt de kennis, wij een platform, kun jij in de vorm van een webinar een training verzorgen voor deze ondernemers.”

Voor ik het wist, had ik in alle enthousiasme “ja” gezegd.

Vlog opnemen

Terwijl ik de auto parkeer, gaat de telefoon.

“Het lijkt me leuk als je even snel een kort vlogje opneemt, niets bijzonders hoor… dan kan ik dat in een promo op social delen”.

“Lukt dat?”, vraagt Hanny me. Ik hoor mezelf ja zeggen

Ik zeg ja, mijn lichaam schreeuwt nee

De rest van mijn lichaam schreeuwt echter nee. Hanny praat nog wat, maar ik hoor het amper.

Terwijl ik de auto uitstap, voel ik me letterlijk ziek worden. Ik ben in staat om de hele boel af te blazen.

Daar komen de excuses weer. Ik heb geen tijd, ik heb nog veel andere dingen te doen, ik kan het niet…

Het is een geweldige kans

Aan de andere kant besef ik dat dit een bijzondere tijd is, dat ik een groep ondernemers kan helpen die het lastig hebben en dat dit is wat ik altijd al wilde doen.

Dit is de schop onder mijn kont die ik nodig heb.

Herkenbaar?

Mijn misselijkheid daalt en ik verzamel een paar uur alle moed.

Thuis biecht ik mijn angst op aan mijn vriendin. “Moet ik helpen?” Dat maakt het nog enger. Ik probeer het eerst wel even alleen.

Ik bereid een korte tekst voor en bouw de camera-set op. De video staat er eigenlijk in no-time op.

Letterlijk nadat ik de eerste zin had uitgesproken, was alle spanning weg.

Nog even terug naar mijn eerdere dat excuus; heb ik nog even snel de thuisstudio afgemaakt? Nope.

Ik sta hier gewoon voor een kale muur op zolder. Wat licht geplaatst en met vrij weinig moeite een prima plaatje. Goed genoeg voor een korte video.

Webinar voorbereiden

Vervolgens moest ik het webinar gaan voorbereiden, en ik kan je zeggen; daar komt best veel bij kijken.

• Webinar inhoudelijk voorbereiden
• Administratieve voorbereidingen
• Promotie
• Landingspagina maken
• Inschrijvingen verwerken
• Deelnemers betrokken houden
• Diverse e-mails voorbereiden
• Platform kiezen
• Slides maken
• Studio voorbereiden
• Testen (alle onderdelen; van inschrijven tot en met het webinar)
• Nazorg

Een flinke lijst en ik ben vast nog wat vergeten. Kortom, het is best veel werk. Dat had ik me vooraf niet gerealiseerd.

Ik heb echt al veel webinars bekeken en gestreamd (voor anderen) en ik had niet gedacht dat het zoveel werk is.

Webinar testen

Een paar dagen voor het webinar hebben we op een avond het webinar getest. Zo kon de inhoud beoordeeld worden en konden we de techniek testen.

Inhoudelijk konden we wat dingen bijschaven en ook op technisch vlak hadden we een paar punten waar we tijdens het webinar rekening mee moesten houden.

Laatste aanpassingen doorvoeren

Zo bleek dat de deelnemers minder technisch ingesteld waren en we moesten vooraf dus wat extra dingen toelichten.

Super handig om daar vooraf achter te komen.

En toen gebeurde het

Op de dag van het webinar hebben we ’s ochtends vroeg nog een korte test gedaan en alles werkte perfect.

We zouden twee webinars op één dag doen. Het eerste was om 14.00 en direct na de start werd de chat overspoeld met reacties…

“Je bent bijna niet te zien…”

We maakten gebruik van Zoom en die hadden precies op die dag een limiet gezet op de bandbreedte. Van HD gingen we naar postzegelformaat.

Zoom overbelast

De eerste weken van de Corona-crisis werd het platform ineens veel meer gebruikt dan ze aankonden. Resultaat; slechte ervaringen, zowel voor de deelnemers als voor mij.

Snel een mail de deur uit voor de tweede groep met de melding dat de beste kwaliteit op YouTube bekeken kon worden.

’s Avonds hebben we uiteindelijk het webinar voor de zekerheid op twee platformen gedraaid. YouTube werkte perfect en opnieuw stelde Zoom ernstig teleur.

Stel je coulant op

De deelnemers van de middag heb ik de mogelijkheid gegeven om ’s avonds nog een keer deel te nemen. Daarnaast konden ze de replay bekijken.

Probeer daarin coulant te zijn. Het is voor jezelf uiteraard heel vervelend als het gebeurt. Dat is het ook voor je deelnemers.

Ze hebben immers speciaal tijd vrijgemaakt om erbij te kunnen zijn.

Dat is het risico van live video, het kan een keer fout gaan. Hoe vaak je het ook doet of hoe goed je ook bent; het gaat zeker een keer mis.

De vraag is alleen wanneer.

Na afloop waren de meeste deelnemers toch erg tevreden.

Het was een mooi leermoment en dit zijn de vijf belangrijkste lessen die ik ervan heb geleerd.

Les 1. Doen!

Het lijkt een open deur, maar ik weet zeker dat er anderen zijn die ook wachten op het juiste moment om te beginnen.

De les die ik geleerd heb: Ik heb het lang voor me uitgeschoven, maar je moet aan de slag en het gewoon een keer doen. De tweede keer is het echt een stuk makkelijker.

Tip: Cameravrees is de afgelopen maanden natuurlijk fors gedaald bij iedereen. Dankzij de pandemie zit iedereen regelmatig achter de webcam.

Dat kan nu dus geen excuus meer zijn. Ik vind het nu waanzinnig leuk om te doen en als jij eenmaal begint, weet ik zeker dat je er ook plezier uit zal halen.

Les 2; Neem je tijd

Vanaf het eerste idee tot het webinar had ik ongeveer twee weken om alles voor te bereiden.

Dat is erg weinig als je zowel de inhoud als alles eromheen nog moet uitwerken. Ik moest vrijwel alles alleen doen. Het was best pittig.

De les die ik geleerd heb: Neem je tijd om alles voor te bereiden. Zoals gezegd; het is veel werk. Vraag op tijd om hulp en plan de datum van het webinar pas als je een duidelijk beeld hebt van de voorbereiding.

Tip: Maak een ruime planning. Zeker voor de eerste keer. Bij de volgende webinars borduur je voort op je eerdere ervaringen en heb je minder tijd nodig.

Bewaar ook de mails die je verzend. Een aantal kun je vast hergebruiken.

Les 3: Kies een goed platform

Na vooraf goed onderzoek gedaan te hebben naar het platform waar ik het webinar zou houden, ging het toch mis. Dat kan gebeuren. In mijn geval was het overmacht. Toch had ik het misschien kunnen voorkomen.

De les die ik geleerd heb: Luister naar je gevoel bij de keuze van een platform. Dat zei namelijk om het ‘gewoon’ via YouTube te doen.

Anderen stelden eisen aan de manier van vragen stellen, terwijl dit ook gewoon via YouTube mogelijk was geweest. Je kunt zelfs prima een webinar via Facebook Live houden.

Tip: Grote platformen zoals Facebook en YouTube hebben de techniek doorgaans beter op orde dan de webinarplatformen. Als je de kwaliteit van beeld belangrijk vind, sla die twee dan zeker niet over in je overwegingen.

Webinarplatformen zoals Zoom, GoToWebinar en Webinargeek houden de bandbreedte graag laag, met een slechtere beeld- en geluidskwaliteit als gevolg. Ook de opnamen van je webinar zijn daardoor van lagere kwaliteit.

Tip 4: Zorg voor interactie

Je eerste webinar kan best spannend zijn. De kans is groot dat je vooral let op de techniek en de inhoud. Dat is logisch. Vergeet niet dat er ook mensen zitten te kijken.

De les die ik geleerd heb: Het laten verzorgen van de techniek gaf me tijdens het webinar meer rust. Ik kon me zo beter richten op de interactie met de deelnemers. Dat maakt je webinar beter én leuker om te volgen.

Tip: Vraag regelmatig om korte reacties. Zo verhoog je de betrokkenheid van je kijkers. Vraag deelnemers in het begin bijvoorbeeld om zich via de chat kort voor te stellen (waar kom je vandaan, wat hoop je te leren).

Tussendoor kun je regelmatig vragen of alles duidelijk is; “reageer met een korte ja of nee”. Zo krijg je snel duidelijkheid of het goed te volgen is. Door te vragen of het tempo goed is, kun je misschien onnodige herhaling van uitleg voorkomen.

Nog een tip: voeg moderators aan je team toe die de chat bijhouden. Ze kunnen vooraf deelnemers opwarmen voor het webinar, minder relevante vragen beantwoorden en specifieke vragen voor jou markeren.

Tip 5: Geniet!

Het organiseren van een webinar kost veel tijd en als je eenmaal je webinar aan het geven bent, vliegt het zo voorbij.

De les die ik geleerd heb: Door de slechte kwaliteit van het platform, was de eerste keer echt niet leuk. De webinars die ik daarna heb gegeven gingen misschien ook niet perfect.

Je kunt altijd verbeteren. Ik heb wel geleerd om ook te genieten van het moment. Je bent in direct contact met je doelgroep en ze hangen aan je lippen. Dat is gewoon heel gaaf.

Het is de reden waarom je webinars geeft en waarom ze zo waanzinnig effectief zijn.

Tip: Of er zich nu 5 of 500 mensen hebben aangemeld; realiseer je dat elk van de deelnemers tijd heeft gereserveerd om jouw webinar te volgen.

Tijdens je webinar bouw je een band op met de deelnemers. Die band is waardevol en kan ervoor zorgen dat je als ondernemer nieuwe opdrachten krijgt.

Nog wat take-aways

Dit waren de grootste lessen. Ik heb een aantal aanvullende tips voor je, die ik je niet wil onthouden.

Stel doelen

Bepaal vooraf wat je met het webinar wilt bereiken en wanneer het een succes is. Wees daarbij wel realistisch, bijvoorbeeld wat betreft de uiteindelijke opkomst.

Niet iedereen zal aanmelden of aanwezig zijn

Dat sluit naadloos aan; mensen die zich aanmelden, zullen niet allemaal daadwerkelijk kijken.

Ik kreeg diverse mails op de dag zelf van mensen die het toch niet gingen halen.

Het is een beetje afhankelijk van je doelgroep, maar ga uit van 2 tot 4 procent die zich daadwerkelijk aanmeldt. Daarvan zal zo’n 40 tot 70 procent live aanwezig zijn.

Geef je een webinar waarvoor mensen moeten betalen? Dan ligt de opkomst tijdens het webinar meestal veel hoger.

Bied een replay aan om de mensen die niet konden deelnemen tegemoet te komen.

Wanneer is jouw eerste webinar?

Ben je enthousiast geworden en wil je ook een webinar houden? Schrijf je dan nu in voor mijn gratis e-mail training over webinars.

Meld je aan en je ontvangt de korte cursus helemaal gratis.